Måske er det tid til at din virksomhed skal flytte til andre lokaler. Når en virksomhed skal flytte fra et erhvervslokale til et andet, så er der virkelig mange ting at holde styr på. Det handler i bund og grund om, at du og dine medarbejdere skal trives fra start, og I skal føle jer hjemme. Vi har lavet en checkliste som du kan gå ud fra, og formegentlig gøre flytningen nemmere.
Skrevet af Louise, Bizz Up
Medarbejdere
Hvad skal dine medarbejdere gør under flytningen? Uanset som du har få eller mange medarbejdere, kræver det meget planlægning at koordinere arbejdsdagen med en måske ret omfattende flytning. Vi anbefaler, at du har styr på følgende:
- Hvornår i processen skal hvert kontor være pakket ned?
- Hvilke arbejdsopgaver skal afvikles inden?
- Hvilke medarbejdere skal være på standby?
- Hvilke arbejdsopgaver ifbm. flytningen skal dine medarbejdere have?
- Hvordan skal medarbejderne informeres?
- Hvordan skal leverandører, samarbejdspartnere osv. informeres?
LÆS OGSÅ: 4 TING DU SKAL VIDE FØR DU LEJER ELLER KØBER ET NYT ERHVERVSLOKALE
Varelager
Hvis din virksomhed har et varelager, lille som stort, så er det meget vigtigt at virksomheden har en klar plan for hvordan varerne skal håndteres osv.
- Giv flyttekasserne en label med indhold
- Organiser indholdet, så det flyttes samlet
- Ryd op i dit varelager og smid ubrugelige ting ud
- Lav en plan over varerne, så de mest vigtige varer pakkes ned til sidst
- Giv medarbejdere flyttekasser med labels, så de selv kan organisere sine ting
- Lav en liste over alle kontormøbler, kontorartikler og andet for at sikre alt er med
Lav en plan over de nye lokale
Du skal udarbejde en plan over de nye lokaler, for at sikre mindst forvirring for dig og flyttefirmaet – og ikke mindst for dine medarbejdere. Det hele handler om at få en god og struktureret start i de nye lokaler.
- Lav en grundplan som beskriver alle lokaler/kontorer
- Tildel en plads til hver medarbejder, så de kan gå direkte til deres nye pladser
- Lav en detaljeret plan som viser hvor hvert skrivebord, møbel og andet skal stå
- Sørg for at medarbejderne har nem adgang til de mest nødvendige kontorartikler, som er nødvendigt for at udføre arbejdsopgaverne
- Lav en ny plan for varelageret, som måske endda er blevet optimeret siden det gamle lokale
- Hæng evt. planerne op i de nye lokaler, så medarbejderne kan finde vej og fine materialer/varer hurtigt og nemt
Teknologien skal spille
Inden flytningen starter skal du sørge for, at alt teknologi spiller i de nye lokaler. Her mener vi bl.a. internet og telefoni.
- Kontakt din netværksudbyder og få de nye lokaler udstyret med routers, ledninger osv.
- Kontakt elektrikere hvis ekstra ledninger skal trækkes til udstyr
- Hæng tv og andre skærme op, og test om alt virker
- Få en elektriker til at tjekke at alle stikkontakter virker
- Hæng lamper op
- Få/flyt alarmsystem
Møbler og andet inventar
Når du skal flytte til et nyt lokale, så har du en god undskyldning for at få udskiftet inventaret eller få smidt det ud. Ryd op, og tag kun det nødvendige med.
- Vurdér hvilke møbler i skal beholde
- Hvilke møbler skal til genbrug eller smides ud
- Sørg for at have gode pakkematerialer, så møblerne ikke tager skade under flytningen
- Vurdér om du skal sælge alle møbler og inventar, så I kan investerer i nye ting
- Giv evt. møblerne/inventaret labels, så flyttemændene kan placerer det i de rigtige lokaler
Opdater alt med virksomhedens nye adresse
Sørg for at dine kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv. ikke er i tvivl om den nye adresse. Opdatér på følgende:
- Website og app (alle steder hvor adressen er nævnt, lav evt. brugertest)
- Sociale medier (lav også et opslag med info om ny adresse)
- Visitkort på alle medarbejdere og dig selv
- Send en mail der omhandler til leverandører, samarbejdspartnere osv.
- Skiltning til de nye lokaler
- Opsæt evt. en seddel ved de gamle lokaler (hvis det står tomt)
- Ellers bed venligt de nye lejere, om at videregive jeres nye adresse
- Mailsignaturer
- Offentlige papirer
- Opdatér krak.dk, Google Maps og lignende
Nu har du en liste at gå efter, og måske du selv finder på flere gode råd.
____________________