Arbejdsflow er den tilstand du er i, når du arbejder effektivt ”derudaf”, uden nogen afbrydelser.  En fed følelse, som de fleste stræber efter. Ikke kun selvstændige, der har et arbejde, hvor noget skal ”for hånden”. Arbejdsflow er en blanding af motivation, effektivitet og arbejdsglæde, som når det hele går hånd i hånd, skaber de bedste resultater. Både på bundlinjen, men også i arbejdsglæde hos den enkelte. Derfor kan vi godt lide at være i et godt arbejdsflow. Kort sagt: Med et godt arbejdsflow får du det bedste ud af din egen og dine medarbejders indsats.

Skrevet af Lise, Bizz Up

Omvendt, så giver manglen på arbejdsflow frustrationer og stress på en arbejdsplads. Vi kender alle følelsen af, at vi ikke har nået det vi skulle. Ofte handler det ikke om, at vi har for mange opgaver, men fordi vi lader os afbryde for ofte samt mangel på planlægning.

Løsningen er banal og alligevel ikke så nem. Hver dag, i løbet af arbejdsdagen, møder vi afbrydelser som forstyrrer vores flow: Telefonen ringer, kolleger har spørgsmål eller vil small talke, møder, osv. Men også vores egen selvdisciplin er en afbrydelse der ofte afbryder det gode flow: Sociale medier, nyhedssites, indbakken – i det hele taget vores afhængighed af de mange forskellige tidsrøvere vi har så let adgang til.

Det er meget frustrerende, hvis man ikke kan finde et godt flow. Og en dag med for mange afbrydelser giver en mistilfredshed, når dagen er omme og man ikke har nået det man skulle.

Der findes tusindevis af gode råd og modeller til at komme i et flow og ikke mindst forblive i et godt arbejdsflow. Vi har samlet nogle af de mest basale ting at gøre lige nu og her, så du kan starte dit gode arbejdsflow med det samme.

Rammen

Noget så essentielt er rammen. Sidder du i et åbent kontormiljø eller i et lukket kontor – måske har du hjemmekontor? Sørg for at du har en ramme der passer til hvordan du bedst kan sidde at arbejde. Siddende eller stående? På en kontorcykel eller en siddebold?

Der kan være svært at ændre rammen, men hvis du f.eks. nemt bliver forstyrret og du sidder i et åbent kontormiljø, så kan du med fordel skærme din plads af. Høretelefoner er et godt bud. En god arbejdsstilling og et godt miljø samt støj har en stor indflydelse på vores arbejdsflow, og den bedste løsning er ikke end for alle.

Oprydning har en stor betydning. Er du typen der har en masse gule post its på dit bord? Smid dem ud! Det er farligt for dit flow! Hver gang du kigger på en gul seddel, kommer dine tanker væk fra det du er ved. Du bliver afbrudt. Og det kan tage mange kostbare minutter før du er 100 % tilbage til den arbejdsopgave du egentlig er i gang med.

Så ryd dit bord for al unødvendigt. Det gælder også billeder af dine børn og din hund. Tankerne svinder hurtigt hen på gode minder – og det er dejligt – men ikke for dit arbejdsflow.

Omgivelser

Det er vigtgt, at du kommunikerer til dine omgivelser, at du prøver at koncentrerer dig. Derfor skal du fortælle dine kolleger, at hvis du f.eks. sidder med hørertelefoner på, så betyder det altså at det skal være vigtigt får de skal afbryde. Mange virksomheder bruger også mail eller andre platforme, såsom Slack, til at kommunikere på, således svaret kan komme, når der er afsat tid til det. Mere om det under planlægning.

Arbejder du på en arbejdsplads hvor I er flere, så kan du foreslå ”stilletime”. Lidt som man kender det fra efterskolen. Et afgrænset tidsrum, hvor det er helt forbudt at kontakte en kollega. F.eks. 2 timer hvor der bare arbejdes fuldstændig effektivt.

Hvis du bliver afbrudt af en kollega eller et telefonopkald, så hold dig til din planlægning og spørg om du må ringe senere.

Planlægning

Et godt arbejdsflow kræver ofte godplanlægning. Lav regler for hvornår du tjekker mails. Hvornår du må forstyrres at dine kolleger. Du kan endda lave regler for, hvornår du tager din telefon. Telefontid behøver ikke kun være til kundeservice eller tidsbestilling.
En anden vigtig planlægningsopgave er to-do-listen med dine opgaver. Bryd dem ned i mindre opgaver, så de er mere overkommelige og der er flere små succeser i din arbejdsdag.

Selvdisciplin… eller mangel på samme

Hvis du ikke har den bedste selvdisciplin, så kan det være en god ide at tage lyd og notifikationen af dine indbakke. Du har i forvejen lavet en regel om at du kun må tjekke din mail to gange om dagen, men lyde og pop-pus forstyrrer stadig dit arbejdsflow.

Slet apps som trækker i din afhængighed på dine telefon. Der findes endda et værktøj der fjerner dit newsfeed på facebook. Så hvis du arbejder meget på facebook, så kan du sørge for at ligegyldige kattevideoer og pandekageopskrifter ikke hiver dig ud af dit flow.

Få 7 tricks til et godt arbejdsflow her

At hyre en virtuel assistent til afgrænsede projekter kan være guld værd for dig, som er indehaver af en lille virksomhed.

Hvis du har din egen virksomhed, hvor det kun er dig, der lægger timerne, så har du sandsynligvis meget travlt i din hverdag! Du skal nemlig sørge for at servicere dine kunder og præstere et godt stykke arbejde.

Samtidig skal du afsætte tid til at kunne tilegne dig nye kompetencer. Du har sandsynligvis også en hjemmeside, som du skal vedligeholde. Der er et grundlag for at udvikle stress, hvis du insisterer på at lave alt selv.

Det er her en virtuel assistent eller online assistent vil kunne hjælpe dig med at nå mere i din virksomhed og aflaste dig i din hverdag. En virtuel assistent er nemlig en person, som varetager og udfører afgrænsede opgaver for mindre virksomheder over internettet. Alt arbejdet udføres som fjernarbejde, og du skal derfor ikke tænke over at finde kontorplads eller udarbejde ansættelseskontrakt til din projektansatte assistent.


LÆS OGSÅ: TØR DU ANSÆTTE EN FUNKTIONÆR?


Typiske opgaver som en virtuel assistent udfører for dig

Virtuelle assistenter er alsidige projektmedarbejdere, som typisk kan bibringe mange forskellige kompetencer indenfor online arbejde til din virksomhed. Man skelner mellem to typer af online assistenter. Der findes således generelle virtuelle assistenter og så mere specialiserede assistenter.

De generelle online assistenter varetager typisk opgaver som en traditionel sekretær ville udføre. Dette kunne for eksempel være at booke møder for dig og lave andre aftaler. Hvis du skal ud at rejse, så vil assistenten kunne købe flybilletterne for dig og finde et godt hotel. Din assistent ville også kunne transskribere optagelser af møder og udarbejde fyldestgørende referater for dig.

En mere specialiseret virtuel assistent har, som det ligger i ordet, et mere snævert fokus i sine ydelser overfor kunden. En specialiseret online assistent kunne således tænkes at stå for markedsføringen af din virksomhed på de sociale medier. Assistenten kunne lave søgemaskineoptimering for dig og udføre rettelser på din hjemmeside for dig. Assistenten kunne også sørge for at udarbejde spændende og relevant indhold til din hjemmeside, så du slipper for at udføre dette tidskrævende arbejde selv.

Fordelene ved at arbejde med en virtuel assistent kan opsummeres således:

  • Du sparer tid, når du uddelegerer en del af dit arbejde online
  • Du slipper for at ansætte en fast medarbejder
  • Du betaler kun for et vist antal timer
  • Din virtuelle assistent varetager alt sit arbejde over internettet
  • Du kan nøjes med at hyre en assistent ind til et afgrænset projekt
  • Din assistent har typisk specialviden, som kan supplere dig
  • Din virtuelle assistent kan klare de fleste ting for dig på din hjemmeside
  • Assistenten kan udføre din online markedsføring for dig
  • Mange online assistenter kan varetage traditionelle sekretærfunktioner

Listen med fordele ved at hyre en virtuel assistent ind i et vist antal timer om ugen fortsætter. Hvis du søger en assistent til at hjælpe dig, så begynder det typisk på internettet. Her kan du altid lave en hurtig søgning i Google og vælge det profil, som du mener passer bedst i forhold til dine behov.

Virtuel assistent, virtuelassistent.dk, Bizz Up

Hvad koster det at ansætte en virtuel assistent?

Mange virtuelle assistenter er freelancere, som lever af at udføre arbejde for deres kunder over internettet. I Danmark afspejler prisniveauet dette, og du bør således forvente at skulle betale konsulentløn til din virtuelle assistent. I praksis vil dette niveau ligge i ca. 500 kr. i timen eller mere. Derved får du en dedikeret, projektansat medarbejder, som arbejder hårdt og koncentreret for sin løn i et aftalt antal timer om ugen.

Hvis dette er for dyrt, så har du mange muligheder for at finde online assistenter fra andre lande. Særligt Filippinerne er et godt sted for mange danske virksomhedsejere at finde gode virtuelle assistenter. Du kan også overveje at finde en online assistent fra Østeuropa.

Hvis du vælger en virtuel assistent fra et andet land, så kan du ofte spare mange penge. Til gengæld kan du ikke regne med, at din assistent har den samme kulturelle forståelse for, hvordan du ønsker dit arbejde udført, og der kan være problemer med sprogbarrieren. Derfor kan det altid anbefales, at du arbejder med en dansk virtuel assistent, så ofte du kan.