Checkliste: Flytning til dit nye erhvervslokale

Checkliste: Flytning til dit nye erhvervslokale

Måske er det tid til at din virksomhed skal flytte til andre lokaler. Når en virksomhed skal flytte fra et erhvervslokale til et andet, så er der virkelig mange ting at holde styr på. Det handler i bund og grund om, at du og dine medarbejdere skal trives fra start, og I skal føle jer hjemme. Vi har lavet en checkliste som du kan gå ud fra, og formegentlig gøre flytningen nemmere.

Skrevet af Louise, Bizz Up

Medarbejdere

Hvad skal dine medarbejdere gør under flytningen? Uanset som du har få eller mange medarbejdere, kræver det meget planlægning at koordinere arbejdsdagen med en måske ret omfattende flytning. Vi anbefaler, at du har styr på følgende:

  • Hvornår i processen skal hvert kontor være pakket ned?
  • Hvilke arbejdsopgaver skal afvikles inden?
  • Hvilke medarbejdere skal være på standby?
  • Hvilke arbejdsopgaver ifbm. flytningen skal dine medarbejdere have?
  • Hvordan skal medarbejderne informeres?
  • Hvordan skal leverandører, samarbejdspartnere osv. informeres?

LÆS OGSÅ: 4 TING DU SKAL VIDE FØR DU LEJER ELLER KØBER ET NYT ERHVERVSLOKALE

Varelager

Hvis din virksomhed har et varelager, lille som stort, så er det meget vigtigt at virksomheden har en klar plan for hvordan varerne skal håndteres osv.

  • Giv flyttekasserne en label med indhold
  • Organiser indholdet, så det flyttes samlet
  • Ryd op i dit varelager og smid ubrugelige ting ud
  • Lav en plan over varerne, så de mest vigtige varer pakkes ned til sidst
  • Giv medarbejdere flyttekasser med labels, så de selv kan organisere sine ting
  • Lav en liste over alle kontormøbler, kontorartikler og andet for at sikre alt er med

Lav en plan over de nye lokale

Du skal udarbejde en plan over de nye lokaler, for at sikre mindst forvirring for dig og flyttefirmaet – og ikke mindst for dine medarbejdere. Det hele handler om at få en god og struktureret start i de nye lokaler.

  • Lav en grundplan som beskriver alle lokaler/kontorer
  • Tildel en plads til hver medarbejder, så de kan gå direkte til deres nye pladser
  • Lav en detaljeret plan som viser hvor hvert skrivebord, møbel og andet skal stå
  • Sørg for at medarbejderne har nem adgang til de mest nødvendige kontorartikler, som er nødvendigt for at udføre arbejdsopgaverne
  • Lav en ny plan for varelageret, som måske endda er blevet optimeret siden det gamle lokale
  • Hæng evt. planerne op i de nye lokaler, så medarbejderne kan finde vej og fine materialer/varer hurtigt og nemt

Teknologien skal spille

Inden flytningen starter skal du sørge for, at alt teknologi spiller i de nye lokaler. Her mener vi bl.a. internet og telefoni.

  • Kontakt din netværksudbyder og få de nye lokaler udstyret med routers, ledninger osv.
  • Kontakt elektrikere hvis ekstra ledninger skal trækkes til udstyr
  • Hæng tv og andre skærme op, og test om alt virker
  • Få en elektriker til at tjekke at alle stikkontakter virker
  • Hæng lamper op
  • Få/flyt alarmsystem

Møbler og andet inventar

Når du skal flytte til et nyt lokale, så har du en god undskyldning for at få udskiftet inventaret eller få smidt det ud. Ryd op, og tag kun det nødvendige med.

  • Vurdér hvilke møbler i skal beholde
  • Hvilke møbler skal til genbrug eller smides ud
  • Sørg for at have gode pakkematerialer, så møblerne ikke tager skade under flytningen
  • Vurdér om du skal sælge alle møbler og inventar, så I kan investerer i nye ting
  • Giv evt. møblerne/inventaret labels, så flyttemændene kan placerer det i de rigtige lokaler

Opdater alt med virksomhedens nye adresse

Sørg for at dine kunder, leverandører, samarbejdspartnere osv. ikke er i tvivl om den nye adresse. Opdatér på følgende:

  • Website og app (alle steder hvor adressen er nævnt, lav evt. brugertest)
  • Sociale medier (lav også et opslag med info om ny adresse)
  • Visitkort på alle medarbejdere og dig selv
  • Send en mail der omhandler til leverandører, samarbejdspartnere osv.
  • Skiltning til de nye lokaler
  • Opsæt evt. en seddel ved de gamle lokaler (hvis det står tomt)
    • Ellers bed venligt de nye lejere, om at videregive jeres nye adresse
  • Mailsignaturer
  • Offentlige papirer
  • Opdatér krak.dk, Google Maps og lignende

Nu har du en liste at gå efter, og måske du selv finder på flere gode råd.

____________________

OVERSIGT: Find et lokalt flyttefirma og se deres prislister

4 ting du skal huske når du lejer eller køber erhvervsejendomme

4 ting du skal huske når du lejer eller køber erhvervsejendomme

Skal du til at starte virksomhed eller skal jeres virksomhed flytte til større lokaler? Det er altid vigtigt, at være opmærksom på faresignaler ved den nye erhvervsejendom. Den nye erhvervsejendom skulle gerne give din virksomhed mulighed for, at puste nyt liv i virksomhedskulturen. Hvor der skabes nye drømme og idéer. Det er derfor vigtigt at være godt forbedret inden jeres virksomhed flytter ind i de nye rammer. Du får her at vide, hvordan du bedst vedligeholder ejendommen, og hvad du skal være opmærksom på.

Find en erhvervsejendom

Start i god tid når der skal findes en ny erhvervsejendom, da det hurtigt kan tage op til 3-6 måneder for, at finde den nye erhvervsejendom. Det kræver også, at du opsiger de gamle erhvervslokaler. Hvis du er heldig, så får du refunderet dit depositum, som kan være et lille økonomisk tilskud til den næste ejendoms depositum.

Det er vigtigt, omend det er køb eller leje af erhvervsejendomme, at lejekontrakten er i orden. Derfor opfordrer vi til, at man hyrer en boligadvokat, inden man underskriver en aftale om en erhvervsejendom.

Tyverisikring

Når du har fundet den erhvervsejendom, du ønsker at din virksomhed skal flytte til, så er det vigtigt at tyverisikre dine erhvervslokaler.

Der er flere forskellige tricks til at snyde tyvene til at tro, at der er nogle i bygningen selv efter lukketid. Hvis det er muligt, så er det en god idé at parkere en bil i garagen. Det vil få tyven til at tro, at der er nogen med bil som stadig er i ejendommen. Det kunne være en medarbejder der arbejder over.

Et andet tip er at på lyset til at tænde automatisk. Hvis ejendommen er helt mørklagt, så vil det være et nemt offer for tyven. Hvis lyset tænder automatisk, så tror tyven at der er nogle der arbejder, som tænder og slukker for lyset.

Det er vigtigt at få opsat alarmsystemer rundt i hele ejendommen, inden de ubudne gæster kommer forbi. Derfor kan man med fordel bruge tyverisikringsvirksomheden safegroup.dk.

Vedligeholdelse

Hvis du har købt erhvervsejendommen, så er det vigtigt at de bliver vedligeholdt. Det gælder når dine medarbejder arbejder der hver dag. Således at medarbejderne har gode arbejdsforhold. Det er også vigtigt at ejendommen er i ordentlig stand, får det fremtidige salg af ejendommen.

LÆS OGSÅ: ERHVERVSLEJEMÅL – GÅ IKKE PÅ KOMPROMIS MED DIN KONTRAKT

Miljøaffald og Nedrivning

Hvis du oplever miljøfarlige stoffer i din erhvervsejendom, så er det vigtig du indberetter det til arbejdstilsynet. Dertil skal affaldet meldes til kommunen. Her er det vigtigt at hyre en virksomhed, som kan transportere farligt affald til gavn for alle. Hvis bygningen ikke er til at redde, kan nedrivningen blev den sidste udvej. Her er det godt at bruge en virksomhed som j-jensen.com, der ligger fokus på miljøet, samt skåner naboerne for støj- og støvgener.

Erhvervslejemål – Gå ikke på kompromis med din kontrakt

Erhvervslejemål – Gå ikke på kompromis med din kontrakt

Når du lejer et erhvervslejemål, om så det er et kontorlokale eller med et større produktionsformål, så er der et hav af regler og lovgivninger som du skal være opmærksom på. Ligesom med alle andre kontrakter, så kan være nok så gode venner, når aftalen indgås, men når problemerne opstår, er det vigtigt at der ligger en saglig og udspecificeret kontrakt som I kan finde løsningen i.

Skrevet af Lise, Bizz Up

Vedligeholdelse af erhvervslejemål

Når du lejer eller udlejer erhvervslejemål, så er du underlagt Erhvervslejeloven. Her kan du finde de vigtigste ting som I skal tage stilling til når I udarbejder en kontrakt. Her er opstillet de overordnede regler omkring f.eks. vedligeholdelsespligt i ethvert erhvervslejemål. Med mindre andet er aftalt mellem lejer og udlejer, så er det disse regler der gør sig gældende.

Erhvervsloven skriver blandt andet at det er udlejer, som har ansvaret for al vedligehold og rengøring af lejemålet. Det gælder både indvendigt og udvendigt. Det betyder at det er udlejer som har ansvaret for at afløb, elforsyning, gas, vand, o.l. skal holdes gode og brugbare. Udlejer har ligeledes ansvaret for at fortov, gårde opholdarealer skal være pæne og rengjorte. Dvs. fri for sne, blade, mv.

Indvendigt gælder det vedligehold af maling, tapet, gulve og lignende. Generelt opretholdelse af den stand man kan forvente bygningen er i med den slidtage formålet giver.

Dog er de regler der er gældende, ifølge Erhvervslejeloven, ofte ikke tilstrækkelige i forhold til hvad både lejer og udlejer ønsker at være gælde. Derfor skal rengøring og vedligehold altid specificeres ud i erhvervslejekontrakten.

Vedligeholdelsesplan

Hvis du som større virksomhed lejer et større erhvervslejemål, kan det være en god ide at kræve – både for lejer og udlejer – at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan. Ofte vil lejer gerne se en tilstandsrapport inden aftalen indgås, da erhvervslejeperioden ofte er med en lang. En bindingsperiode på 10 år er ikke ualmindelig. En vedligeholdelsesplan fortæller hvordan du skal holde lejemålet vedlige, så det opretterholder den stand det kan forventes med det anvendte formål. En vedligeholdelsesplan er en slags udvidet tilstandsrapport, hvor der også står hvordan man holder kælderen tør og gården ren, så det opretholder det niveau der kan forventes.

Planen tager udgangspunkt i den unikke ejendom og udmunder i et 10 års budget, så begge partner kan se hvad der skal budgetteres med. For udlejer er det udgiften til reparationer og diverse udskiftninger, men udlejer kan også pålægge lejer en højere husleje for større udbredelser som f.eks. nyt tag.

Få en professionel og uvildig med på råd

En erhvervslejekontrakt skal sikre leje og udlejer i for hold til kvalitet og misforståelser og sætte rammen for udlejningen. Hvornår og hvordan kan den opsiges? Hvad er der af fælles udgifter? Hvad må man anvende den lejede ejendom til? Hvordan med skiltning? Og hvad hvis lejer sælger sin virksomhed?
Der er rigtig mange ting man skal tage stilling til og Google kan fortælle dig det meste. Men det kan have nogle store økonomiske konsekvenser at mangle eller misforstå noget i en erhvervslejekontrakt, så få altid en professionel og ikke mindst uvildig ekspert med på råd.

Sælg dine erhvervslokaler med selvsalg

Sælg dine erhvervslokaler med selvsalg

Som erhvervsdrivende gælder det om at minimere ens omkostninger, så man får det bedst mulige resultat på bundlinjen. En effektiv måde at gøre dette på kan være ved at gøre brug af selvsalg, når man vil udleje eller sælge et erhvervslokale.

Hvorfor bruge selvsalg frem for en mægler?

Hvis du ønsker at sælge et erhvervslokale, vil din første indskydelse måske være at kontakte en ejendomsmægler, som kan hjælpe dig med samme. Det er dog ikke nødvendigt, da du sagtens selv kan varetage den opgave.

Holder du salget af lokalet internt i virksomheden, kan du spare det beløb, som du ellers ville betale i mæglersalær. Og det er ikke småpenge, der er tale om.

Hvor meget kan jeg spare som selvmægler?

Vælger du at gøre brug af selvsalg, slipper du for at betale en ejendomsmægler det salær, som vedkommende ellers ville skulle have for sit arbejde. Det konkrete beløb, som du kan spare, afhænger af, hvor mange penge du lægger i salget.

Normalvis siger man, at et mæglersalær ligger på omtrent 100.000 kr. i gennemsnit. Det varierer selvfølgelig alt efter hvilke lokaler, der er tale om, da man som regel beregner beløbet ud fra, at det skal være mellem 1 til 6 procent af salgsprisen.

Da der uundgåeligt vil være nogle udgifter forbundet med at udleje eller sælge et erhvervslokale, kan du ikke beholde alle pengene i lommerne. Man regner dog med at kunne spare mellem 40.000 og 70.000 kr., efter at alle udgifter til salget er trukket fra.

Hvordan foregår selvsalg?

Skærer du mægler leddet fra under dit salg, bliver du selv ansvarlig for hele salgsprocessen. Det betyder altså, at det er dig, som står for markedsføring, fremvisninger, dokumentation og selvfølgelig selve salget af lokalet.

Det kan for nogle travle virksomhedsejere virke afskrækkende, at man selv skal gøre en indsats, da der i hverdagen kan være nok at se til. Men hvem siger, det behøver at være svært?

Hvis dit lokale er attraktivt i forhold til beliggenhed og/eller stand, vil du allerede være placeret relativt langt henne i salgsprocessen. Dermed er der udsigt til et forholdsvist kort forløb, hvor en mægler ikke ville stå for meget mere end papirarbejdet. Så hvorfor betale dyre domme for noget som du kan gøre selv eller få billigere andetsteds?

Hvilke udgifter er der ved ejendomssalg?

Hvis salget kører gennem en ejendomsmægler, vil man ikke på samme måde lægge mærke til, hvilke udgifter mægleren betaler undervejs. Det er dog vigtigt at have styr på, når man selv står for salget, da de omkostninger nu tilfalder ens egen virksomhed.

Ved boligsalg kan der være udgifter forbundet med:

  • Markedsføring
  • Dokumentation og rapportering
  • Advokatomkostninger

Markedsføring

Markedsføringen under et salgsforløb er afgørende for, hvor hurtigt lokalet bliver afsat. Udgifterne hertil omfatter billeder af lokalet samt tekst til og indrykning af salgsannoncer. Yderligere står du for besvarelse af henvendelser fra potentielle købere og fremvisning af lokalet.

Som erhvervsdrivende burde du spare en del ved denne type omkostninger, da du kan klare meget markedsføring gennem det netværk, du allerede har etableret. Du kan altså bruge virksomhedens egne kanaler til at promovere lokalet og på den måde opnå opmærksomhed omkring det.

Det kan godt være nødvendigt at supplere dette med indrykning af salgsannoncer via andre eksterne sider. Nogle steder kan det gøres gratis, og andre skal man betale ekstra. Pengene vil dog være givet godt ud her, da det handler om at få flest mulige personer til at se annoncen.

LÆS OGSÅ: HJEMMEKONTORET SKAL PRIORITERES FOR DIN EGEN SKYLD

Billederne til salgsannoncen er paramount i forhold til at udleje eller sælge et lokale. Det er nemlig dem, som i høj grad fungerer som blikfang i din markedsføring. Hvis du i firmaet allerede har ansat en marketingmedarbejder, So-Me manager eller lignende, vil disse personer ofte være skarpe med et kamera. Det betyder, at du eventuelt kan spare pengene til en professionel fotograf ved at lade en sådan ansat tage og redigere billederne.

Dokumentation og rapportering

Der er en række af dokumenter, som kræves når ejendom skal skifte hænder. Nogle af disse er relativt billige at indhente, som for eksempel med tingbogsattesten. Kommuneoplysningerne, skattebilletten og restgældsoplysningerne kan du indhente kvit og frit.

Som regel regner man med at de resterende dokumenter, energimærket, ejerskifteforsikringen samt tilstandsrapporten og el-rapporten koster 12.000 kr. Dog kan man i nogle dyrere tilfælde være ude for, at disse udgifter løber op mellem 20.000 og 30.000 kr.

Kontorbygning, erhvervslokaler, selvmægler, Bizz Up

Advokatomkostninger

Samarbejder du med en boligadvokat, kan du til væsentligt billigere pris end hos mægleren få lavet det papirarbejde, der kræves i forbindelse med salg af dit erhvervslokale.

Boligadvokaten kan assistere dig med salgsaftalen samt rådgivning i forbindelse med selve salgsforløbet. Det kan særligt være anbefalelsesværdigt at investere penge i en sådan advokat, hvis det er første gang, du skal sælge eller udleje et lokale. Dermed vil du nemlig sikre dig, at du har det juridiske på det rene, samt at salget bliver gennemført uden bump på vejen.

Hjælp til selvsalg

Hvis du også kan se det fornuftige i at agere selvmægler, men ikke helt har selvtilliden til at springe ud i projektet, skal du ikke fortvivle! Det er heldigvis hurtigt og nemt at få hjælp til selvsalg.

Husk at du giver din egen arbejdskraft i bytte for et bedre resultat på bundlinjen, da du vil kunne minimere dine omkostninger betydeligt, hvis du ikke skal betale en ejendomsmægler for at udleje eller sælge dit erhvervslokale. Udnyt din virksomheds netværk og kompetencer og kom i mål med mange penge sparet.