Den nuværende krise har affødt et væsentlig boost til den digitale omstilling. Hvor digitaliseringen før var et løfte om en mere effektiv og profitabel fremtid, er det for mange virksomheder nu blevet en regulær redningskrans. For nedlukningen af landet og kravet om fysisk afstand har tvunget virksomheder i stort set alle størrelser og sektorer til at nytænke deres forretningsmodeller og etablere nye digitale arbejdsformer.
Af Niels Martin Brøchner, CEO i Contractbook.
Som John F. Kennedy angiveligt skulle have sagt, bruger kineserne to penselstrøg, når de skriver ordet krise: det ene står for fare, det andet for mulighed. I en krise skal være opmærksom på faren, men anerkende muligheden.
Krisen giver mange virksomheder nye muligheder
Det har naturligvis ikke været lige nemt for alle. For nogle virksomheder har der simpelthen ikke været nogle muligheder at gribe og det handler om ren overlevelse. For andre vil krisen kunne bruges på at vinde nye markeder, rekruttere nye talenter blandt de mange nyledige og investere aggressivt for at komme styrket ud på den anden side. Det gælder eksempel future-of-work-relaterede produkter, hvor det kan betale sig at tage chancer og investere massivt, nu hvor folk udvikler nye arbejdsgange. Dermed kan man blive indarbejdet i de vaner, som folk etablerer nu og forventes at fastholde, selv når krisen en dag er ovre.
Digitale arbejdsgange
Der er nemlig særligt én mulighed, som stort set alle virksomheder kan gribe i en krise som denne. Det er at benytte tiden på at etablere nogle gode digitale arbejdsgange. Det kræver ofte en indsats at implementere nye rutiner og ændre sine vaner, så en tid hvor det meste af ens arbejdsliv i forvejen disruptes, er også en enestående mulighed at gøre det en gang for alle.
God, fremtidssikret digitalisering handler ikke kun om at erstatte et fysisk møde med et Zoom-kald. Eller om at sætte en Adobe signatur på en pdf-fil i stedet for at printe sine dokumenter ud og benytte en kuglepen. Vil man etablere et reelt fremtidssikret digitalt arbejdsflow, kræver det en gennemtænkt investering af tid og resurser.
Vælg rigtigt
Hvis man vil udnytte det fulde potentiale af digitaliseringen, handler det først og fremmest om at vælge de rigtige dataformater og få sit data organiseret. Indenfor digital kontrakthåndtering, som er vores niche, er der masser af virksomheder, der arbejder digitalt. De skriver deres dokumenter i Word, bruger digitale signaturredskaber, opbevarer færdige pdf-filer på diverse drev. Problemet er, at det ikke er strømlinet og ordnet i ét samlet og maskinlæsbart dataformat. Dermed får man ikke gavn af al den brugbare data, som en kontrakt i virkeligheden indeholder.
Det gælder dog hele vejen rundt, at det handler om at finde maskin-venlige, binære dataformater at arbejde i, hvis man vil udnytte de muligheder, som kunstig intelligens, maskinlæring og andre automatiseringsteknologier både skaber og kommer til at skabe i fremtiden.
Overblik på få minutter
Et konkret og for mange håndgribeligt eksempel vil være force majeure-klausuler. I en krisetid vil mange virksomheder forsøge at komme ud deres byrdefulde kontrakter – eksempelvis via force majeur-klausuler. Har man ordnet sine dokumenter i et strømlinet og maskinlæsbart dataformat, vil man kunne få et overblik over ens juridiske muligheder på få minutter. Har man ikke det, vil det være en opgave, der nemt kan tage dagevis.
Læs også:
Sådan undgår du at skyde dig selv i benet på Instagram!
Derudover er det vigtigt at tænke i interoperabilitet. De systemer man vælger, skal kunne tale sammen og langt de fleste dele af en tech-stack skal kunne integreres. Enten ved åbne API’er eller via systemer som Zapier, som lader programmer kommunikere, så du kan skabe dine egne automatiseringer. Jo mere du investerer i digitale teknologier, desto vigtigere bliver det, at dine programmer arbejder sammen. Fremtiden er forbundet og automatisk, så det skal dine digitale systemet naturligvis også være.
“The future is private”
Sidst men ikke mindst er det min klare overbevisning, at man bør tænke i dataetiske løsninger. GDPR-lovgivningen og diverse privacy-skandaler har gjort dataetik en vindersag. For få år siden blev Mark Zuckerberg citeret for at sige “Privacy is dead. Get over it”, men op til Facebooks årlige udvikler-konference sidste år var beskeden en anden: “The future is private” lød fra Facebook-direktøren.
Det har Zooms udvikling under corona-krisen mejslet i sten. Først oplevede Zoom kæmpe fremgang – og virksomheden blev overnight kendt i selv de mest analoge kredse – sidenhen affødte sikkerhedsbrud og virksomhedens kinesiske forbindelser et pludseligt backlash, der fik flere virksomheder og offentlige myndigheder til at forbryde brugen af deres services.
Konsekvensen vil databreaches spreder sig som ringe i vandet og lovgivningen bliver kun strammere. Desuden kan dårlig privatlivssikkerhed få store konsekvenser for din forretnings image, så det er vigtigt at tænke datasikkerhed ind i sine systemer fra starten. Gør man ikke det, kan man få problemer senere.
Kend de digitale løsninger
Så opsummeret er det ikke kun pris og lækket design, man skal kigge på, når man udnytter tiden på at tænke i digitale løsninger: Man skal have øje for brugen af data, systemernes interoperabilitet og sidst men måske allervigtigst: At man arbejder i nogle fremtidssikrede dataformater, der gør en klar til en nær fremtid med data-drevne automatiseringer.
