Økonomichefen (CFO) er bureauets vigtigste strategiske medarbejder, men i dag omfatter de fleste danske bureauers CFO’ers pligter, at de skal løbe rundt og rykke for medarbejdernes timesedler, så der bliver rapporteret inden månedsafslutningen. Det er mange timer, hver måned, hvert år! Timer, der går fra at kunne udvikle forretningen.
Det har Hello Great Works gjort op med. Timerne skal stadig registreres, og månedsopgørelsen sendes til hovedsædet, men nu er det også designere og øvrige kreative, der jager dem, der oplever månedsafslutningen som en overraskelse. Hello Great Works har introduceret tricket til den rettidige timeregistrering. Det drejer sig om et nyt gamification-program, der belønner de teams, der er up to date med timerne.
Tidsregistrering er sjældent populært hos medarbejdere, og systemerne er sjældent intuitive. De bliver simpelthen forbundet med sur pligt. Men de er vigtige, da det jo er timerne, der i sidste ende betaler lønnen. TimeJam er en dansk start up, der har formået at vende det på hovedet ved at tilbyde et gamification-program, der hjælper bureauer med at opnå rettidig registrering på et højt kvalitetsniveau. Værktøjerne er aktivering af teamspirit og masser af humor.
Hello Great Works introducerede TimeJam som pilotforsøg for halvandet år siden.
”Det fungerer på en supersjov og elegant måde, og det skaber samtidig en helt fantastisk dynamik på bureauet,” fortæller CCO i Hello Great Works, Lasse Vakgaard.
Hello Great Works har ved hjælp af de nye dynamikker øget den månedlige, rettidige timeregistrering fra 75% til knap 99%. Dermed har CFO’en på det københavnske bureau oplevet stor udvikling, og medarbejderne har fået en på opleveren, fordi dét team, der har scoret flest point i systemet inden udgangen af måneden, vinder en middag på arbejdsgiverens regning.
Med et ønske om at skabe mere socialt sammenhold på tværs af teams har Hello Great Works valgt at rotere teams hver tredje måned. Det har givet fremdrift i bestræbelserne på at skabe en bred, social holdånd, der nu tydeligt kan mærkes på arbejdspladsen og er noget, bureauet nyder godt af i en tid med hjemmearbejdsplads og social afstand.
”Det har skabt en følelse af sammenhold, hvor alle har et ansvar for tidsregistrering. Lige pludselig støtter alle op, og det er en rigtig god følelse”, fortæller Lasse Vakgaard.
Desuden har Hello Great Works fået etableret et bedre datagrundlag og fået større indsigt i forretningen.
”TimeJam-systemet har overtaget vores CFO’s månedlige opgave, der før bestod i at skulle rende i hælene på folk og rykke. Tidsregistrering er i stedet gået hen og blevet et fælles projekt og allemandseje, som har bidraget til en øget ansvarsfølelse og større engagement”, siger Lasse Vakgaard.
Med de rette værktøjer kan tidsregistrering altså hjælpe til at skabe en klar struktur for medarbejderne og bidrage til en øget produktivitet.
”Vi ser typisk, at antallet af registrerede timer dagligt løftes med 25%. Det har skabt målbare resultater som f.eks. kunder, der har oplevet 19% flere registrerede timer ved månedsafslutning og mere end 10% flere fakturerbare timer”, fortæller CEO i TimeJam, Karsten Bjørk Rasmussen.
”En af de store gevinster for vores kunder er den tid, der er sparet i regnskabsafdelingen, og den virkning programmet har på sammenholdet på bureauet”, siger han.
Hvad er gamification?
Gamification er en spilmekanik, der udnytter belønningscentret i vores hjerner og giver positiv forstærkning ved hjælpe af en opløftende dopaminfrigivelse. Kort sagt; at bruge de bedste mekanismer kendt fra spil og konkurrencer til at gøre handling eller adfærd sjovt. Gamification skal forstås som en venlig konkurrence, med månedlige belønninger og peer anerkendelse, der bl.a. gør tidsregistrering meget mere engagerende. I TimeJam er gamification et vigtigt element, hvor medarbejdere opdeles i teams, som hver især konkurrerer på månedlig basis om den bedste teamindsats for at få registreret sine timer – korrekt og til tiden.
