Det er vigtigt for store såvel som små virksomheder at have Internal Control. På den måde kan man opdage fejl og/eller snyd i systemet på en hurtig og effektiv måde. Ved Internal Control er det nemlig nemmere for medarbejdere i en virksomhed og køre de kontinuerlige kontroller, så der ikke lige pludselig bliver opdaget en fejl, som har været der i mange år – og derfor kostet din virksomhed rigtig mange penge.
Hvad er Internal Control?
Internal Control kan oversættes til intern kontrol, som er et system, hvor man udfører kontrolforanstaltninger. Internal Control fra Compliance Now er en måde for virksomheder at få et bedre overblik over, hvilke handlinger der udføres af hvem i virksomheden. Systemet sættes op efter, hvad man ønsker at kontrollere. Det kan være alt lige fra f.eks. bankudbetalinger eller tidsregistrering. Når man starter systemet op, skal man udfylde en kontroltemplate. På templaten indtaster man, hvad man ønsker at køre kontrol på, og hvor ofte man ønsker at køre kontrollen. Når templaten er installeret, kører Internal Control af sig selv. Hver gang en kontrol skal køres, får den rette vedkommende besked pr. mail om, at det er tid til at udføre en kontrol.
Fordele ved Internal Control
Den største fordel ved at bruge Internal Control er, at man fanger medarbejdere i snyd og opdager samtidigt fejl. Hvis f.eks. en medarbejder har mulighed for både at tilføje arbejdstimer og godkende dem – så sidder medarbejderen på flere poster, der kan give vedkommende en mulighed for at snyde med registreringen. Snyd i timeregistreringen vil Internal Control opdage, så snart en kontrol udføres. Når kontrollen er udført, kommer resultatet frem, hvor der står hvorvidt, der var nogle findings eller ej. Her er der en anden medarbejder, som skal godkende resultatet. Disse oplysninger gemmes, så de kan fremvises senere ved behov. Det er derfor en stor fordel for virksomheder, at de ikke længere skal sidde med hver deres regneark eller lignende – men på en nem og overskuelig måde kan køre kontinuerlige kontroller ved de risici, der er i virksomheden. Det kan f.eks. også være i forbindelse med adgangskontrol, hvor der findes et specifikt værktøj, Access Control, til at registrere og kontrollere, hvem der har adgang til en kombination af funktioner, som kan være en risiko for virksomheden. Med Internal Control og Access Control kan man både identificere risikoen samt efterfølgende kontrollere, hvis man f.eks. har en medarbejder, der råder over flere funktioner i virksomheden, som egentlig burde varetages af flere forskellige personer.
