Alle virksomheder har brug for gode mødefaciliteter. For et indbydende mødelokale er nemlig rammen om produktive møder, som leder til handling. Det gælder, hvad end I skal diskutere jeres governance model eller måske planlægge strategien for 2023.
Indretningen af et mødelokale er ofte afhængig af, hvilket formål lokalet skal have. Et konferencelokale vil typisk have andre behov end et mindre lokale, der kun skal bruges til interne møder. Konferencelokaler har ofte plads til mange deltagere, og derfor er det ofte nødvendigt med stort udstyr som projektor og whiteboard.
Indretningen af et mødelokale kan påvirke produktiviteten
Der er mange forskellige måder at indrette et mødelokale på, og det afhænger meget af, hvilket formål lokalet skal have. Et mødelokale kan eksempelvis bruges til kreative brainstorm-sessioner, hvor der ofte vil være behov for at flytte rundt på stole og borde for at give plads til forskellige aktiviteter. I sådanne tilfælde skal lokalet have lette borde og stole, som kan flyttes rundt.
Hvis mødelokalet derimod typisk bruges til mere formelle møder, hvor en ordfører faciliterer deltagernes diskussion, kan det være en god idé at have ét stort bord, som giver deltagerne mulighed for at sprede deres materialer ud. Således kan deltagerne bedre bevare overblikket.
Undgå distraktioner i mødelokalet
Det er ikke altid lige nemt at finde ud af, hvordan man undgår distraherende elementer i et mødelokale. Måske har man behov for at bede deltagerne om at sætte deres mobiler på lydløs, så man ikke bliver afbrudt. Det kan endda være nødvendigt at gøre mødet helt analogt, hvis man ved, at mødedeltagerne vil komme til at sidde og udføre andet arbejde på deres pc under mødet. Det vigtigste er, at deltagerne i mødet bidrager aktivt, så man ikke bare løber igennem en dagsorden, men rent faktisk får udbytte af mødet.
Hvilket mødelokale passer bedst til din virksomhed?
Et af de vigtigste elementer i et møde er lokalet. Det er her, I skal sidde og have jeres fokus rettet mod hinanden og den opgave, I skal løse. Det er næsten umuligt at sige, præcis hvilket mødelokale, der skal bruges til et givent møde, medmindre man er klar over, hvilke forskellige aktiviteter, det pågældende møde indebærer.
Er det en workshop, hvor der arbejdes med post-its ophængt på væggene, skal lokalet være stort nok til, at man kan gå rundt. Er det modsat en-til-en sparring eller afvikling af medarbejderudviklingssamtaler (MUS), behøver lokalet ikke at være så stort.
Mødelokaler er en vigtig del af enhver virksomhed. De fungerer som rammen om produktive møder, hvor der diskuteres strategier, udvikles idéer og træffes beslutninger.
