E-mails er for mange det mest foretrukne valg, når vi skal kommunikere med omverdenen. Nogle sender sågar en mail for at spørge om de må ringe. Det betyder, at vi hver dag sender et væld af mails til hinanden. Så hvorfor ikke udnytte denne mulighed for eksponering? De fleste har en e-mailsignatur, men ofte er den mangelfuld i forhold til den synlighed det giver og det er en skam.
Tekst: Lise Korsgaard
Det er ikke noget galt i at afslutte din mail med: ”Mvh Morten”. Den person du skriver til ved sikkert hvem du er og hvor du arbejder, men du forspilder chancen for branding, skjulte budskaber, remindere, osv. Derfor bør e-mailsignaturen også være en del af virksomheden kommunikationsstrategi.
Bizz Up har kigget lidt ind i emnet og samlet de bedste tips til en god e-mailsignatur.
Retningslinjer
Lav en klar retningslinje for, hvordan e-mail-signaturen skal se ud i jeres virksomhed, så den er genkendelig og så virksomheden sender et gennemtænkt og ikke mindst ensartet signal til omverdenen. Både den grafiske opsætning og placering af logo og evt. billede og hvad skal der stå i et autosvar, når en medarbejder er ude af huset eller på ferie?
Indhold
En god e-mailsignatur skal være kort og præcis med navn, titel, virksomhedens navn, webadresse og telefonnummer. Suppler evt. med adresse og links til virksomhedens sociale medier.
Hvis det giver mening er en e-mailsignatur også en oplagt mulighed for at lave link til din personlige LinkedIn profil. En person du har mailet med, kan være relevant at have i dit professionelle netværk.
Modsat et brev, som er mere formel, så er e-mailen blevet mere og mere en on-going dialog. Derfor kan afskedshilsnen evt. undlades, så du blot starter e-mailsignaturen med dit navn. Det kommer an på hvilken relation du har til den du skriver til.
Logo, billede og øvrig grafik
Virksomhedens logo bør være en del af mailsignaturen. Vælg en grafisk stil i overensstemmelse med virksomhedens visuelle profil. Overvej om du vil have dit billede på. Det giver mening i nogle brancher og kan skabe en god troværdighed hos modtageren. Vær dog opmærksom på, at det ikke er alle der får vist billeder, så behold så meget som tekst som muligt. Pas også må med ”for meget fyld”. Keep It Simple. E-mailsignaturen må ikke fjerne fokus fra formålet med mailen. Sørg for, at logoet er optimeret, så det vises rigtigt i alle typer e-mails.
Læs også: Emojis 101: Sådan ved du hvornår du skal bruge emojis i din forretning
Skiftende indhold
Ligesom virksomhedens logo, så er genkendeligheden vigtig. Du bør derfor ikke skifte din e-mailsignatur for ofte eller for markant. Det kan dog give god mening at have midlertidige budskaber med. F.eks. ”Husk vi holder åbent hus…”. Det er oplagt med en lækker bannergrafik til dette, men igen – husk at billeder ikke altid bliver vist. Vær gerne lidt frisk i denne type midlertidig information. Det kan være et link til et nyt produkt eller et godt tip til kunderne.
Sørg samtidig for at opdatere sådanne informationer jævnligt, så I signalerer, at virksomheden er dynamisk.
Test
Din e-mailsignatur ser forskellig ud hos forskellige typer modtagere. Så selvom du synes at nu har du lavet den perfekte e-mailsignatur, så test på andre end din egen computer. Test forskellige e-mailudbydere og forskellige devices. Hvis nogle tegn vises anderledes, kan din mail ende i spamfilter. Vær også opmærksom på, at billeder (f.eks. logo) nogle gange bliver vedhæftet, når du har sendt en mail.
Forskellige udgaver af e-mailsignaturen
For nogle kan det give mening at have flere mailsignaturer at vælge imellem. Bland f.eks. aldrig flere sprog (f.eks. dansk og engelsk) sammen i signaturen. Hvis virksomheden handler med flere lande, skal medarbejderne arbejde med forskellige signaturer, som er tilpasset hvert enkelt sprog.
Det kan også give mening af have en særlig mailsignatur, hvis du ofte åbner en dialog med folk du ikke kender. Så er der måske behov for en lidt mere formel tone, som f.eks. ”med venlig hilsen”, hvor i mod personer du kender godt kan du nøjes med ”M.v.h.” eller måske endda helt undlade en afskedshilsen.
