Af: Casper Niebe, Product Manager, Uni-tel

Telefonen vedbliver at være en helt central kommunikationskanal for de fleste virksomheder. Selvom mails, sociale medier og diverse andre platforme fylder meget, kan få ting sammenlignes med den personlige kontakt, man får gennem et telefonopkald.

Selv helt små virksomheder vil ofte både kunne løfte servicen og spare penge ved at investere i et professionelt telefonsystem. Men det kræver, at der vælges rigtigt, og derfor er det umagen værd at sætte sig godt ind i markedet. Hvis I stiller de rigtige spørgsmål fra start, slipper I for meget besvær senere.

Vi gennemgår her 8 spørgsmål, I med fordel kan stille, når I går i gang med jeres research.

1) Er prisen rimelig – og gennemsigtig?

Man skulle tro, det var enkelt at sammenligne priser på telefonsystemer, men sådan er det ikke altid. Den ene udbyder kan have én prisstruktur, mens den næste i rækken har en anden. Regninger på erhvervstelefoni kan være så svære at gennemskue, at en 1-1 sammenligning er en ganske avanceret sag. Her skal I turde stille krav. Bed om at få 100% gennemskuelige priser, så I kan sammenligne, hvad I reelt får af udgifter. Inklusive servicepakker, op- eller nedskalering osv.

2) Hvor meget vedligeholdelse kræver systemet?

Vedligeholdelsen af telefonsystemet kan være en stor del af dets succes. Eller fiasko. Find ud af, om der kommer automatiske (og gratis) opdateringer af systemet. Og kig på hvor nemt det er at bruge, og hvor fleksibelt det er, hvis der sker ændringer i virksomheden, som kræver tilpasning af telefonien. Kan alt justeres i skyen via et telefonopkald til udbyderen, eller skal I til at betale for, at der kommer en tekniker ud?

3) Skalerbarhed: Er det nemt at tilpasse systemet til flere eller færre ansatte?

For de fleste er vækst lig med flere medarbejdere og dermed flere telefonlinjer og evt. mobiler. Er det let eller svært? Er det dyrt? Ved nogle telefonsystemer er opgradering en større manøvre, som kræver teknisk hjælp og koster penge, mens andre kun kræver et opkald til jeres udbyder. Spørgsmålet om skalerbarhed er naturligvis også relevant, hvis virksomheden skrumper.

4) Har omstillingsbordet alle de features, I har brug for?

De fleste omstillingsborde er i dag virtuelle, og mange af dem har standardfunktioner, som minder meget om hinanden. Men hvor meget er med i den pakke, I køber? Viser det sig efter tre måneder, at I faktisk er nødt til at opgradere for at få det, I har brug for, eller er det fremtidssikret? Ikke mindst, når man vælger omstillingsanlæg til små virksomheder, er det umagen værd at tjekke, om det rækker til jeres behov inden for en overskuelig fremtid.

 

Læs også

”Velkommen til, hvad kan jeg hjælpe med?”

 

5) Hvor nemt er det at komme i gang?

Én ting er at undersøge, hvor meget det kræver at installere systemet. Hvordan vil overgangen fra jeres gamle til jeres nye system være? Kommer migreringen til at give system-stop eller pauser for jeres medarbejdere? En anden ting er, hvad det kræver for medarbejderne at tage et nyt system i brug. Skal de alle sammen uddannes, og er det i så fald en del af pakken hos den udbyder, I vælger. Eller skal I betale ekstra for det? At vælge telefonsystem handler ikke kun om teknik. Det handler også om mennesker.

6) Backup-linjer: Mister I telefonforbindelsen, hvis nettet går ned?

IP-telefoni, eller VoIP, er populært af mange gode grunde og har mange fordele frem for traditionel fastnettelefoni. Men hvis jeres udbyder ikke har tænkt på en backupplan for nedbrud kan det give problemer. Har I undersøgt, hvordan servicen ser ud ved nedbrud? Og har I tjekket den generelle driftsstabilitet hos de udbydere, I kigger på?

7) Kan systemet integrere med relevante systemer?

Mange virksomheder har også CRM-systemer, økonomisystemer og anden software. Har I undersøgt, om jeres nye telefonsystem integrerer med jeres systemer, og hvor meget det kræver at få det op at køre? Bruger I Microsoft Teams, og kan telefonsystemet integreres direkte deri? Findes der en løsning, der gør det muligt at bevare kommunikationen dér, hvor virksomhedens øvrige kommunikation foregår?”

8) Er driftsstabiliteten god?

Selvom mange systemer kan minde om hinanden på overfladen er der stor forskel på driftsstabiliteten. Har I bedt om at få informationer om, hvor mange nedbrud, den udbyder, I overvejer, oplever? Hvordan er kundetilfredsheden blandt deres eksisterende kunder? Hvilke krav kan I gøre gældende i tilfælde af nedbrud, og hvor hurtigt er leverandøren forpligtet til at reagere hvis uheldet er ude?

 

 

Kom i gang med professionel erhvervstelefoni

Hvis du vil tale med en ekspert i eller høre mere om Uni-tels produkter så ring til 69 10 22 00 eller find mere info via Uni-tel.dk